Evenement aanmaken en publiceren

Met de module Campus Recruitment komen Evenementen beschikbaar in de applicatie. Evenementen kunnen ingezet worden voor diverse doeleinden. In dit artikel worden de praktische kanten van het invoeren en beheren van een evenement uitgelegd.

Een nieuw evenement aanmaken

Het invoeren van een evenement kan op drie plekken binnen de applicatie. Door te klikken op het actiemenu 'Evenement invoeren' aan de linkerzijde, vanuit het tabblad Evenementen door te klikken op 'Nieuw' of door in een bestaand evenement te klikken op 'Nieuw'.

Algemene gegevens

Bij de eerste stap worden algemene gegevens over het evenement gevraagd. De verplichte velden zijn te herkennen aan de bekende rode ster bij het veld.

Een aantal lijsten kunnen worden beheerd door een beheerder. Bij de uitleg van de velden staat omschreven welke velden beheerd mogen worden.

Een evenement publiceren

Het publiceren van een evenement is gelijk aan het publiceren van een vacature. Wanneer deze methode bekend is, kan dit hoofdstuk worden overgeslagen. het publiceren van een evenement gaat volgens de volgende stappen.

Advertentietekst

Om een evenement te kunnen publiceren is een advertentietekst benodigd. Met deze tekst wordt uitgelegd wat een deelnemer kan verwachten van het evenement.

1. Scroll naar de sectie 'Advertentieteksten' en klik op 'Nieuw'.

2. Vul de benodigde velden in. Welke velden exact getoond worden op de site kan per site verschillen.

2A. Vergeet niet om 'Goedgekeurd' op Ja te zetten.

3. Sla de advertentietekst op. Het evenement kan nu gepubliceerd worden met deze tekst.

Publiceren

Vaak worden evenementen gepubliceerd naar eigen werkenbij sites of regionale sites. Er zijn zeer weinig jobboards die evenementen willen publiceren.

4. Scroll naar de sectie 'Advertenties' en klik op 'Nieuw'.

Let op! In sommige gevallen staat hier al een advertentie vermeld. In dit geval heeft de beheerder er voor gekozen om deze site automatisch te publiceren.

5. Selecteer de juiste publicaties. Het is mogelijk om meerdere publicaties te selecteren.

6. Kies de juiste taal van de advertentietekst.

7. Vul eventueel de overige velden ook in.

8. Sla deze nieuwe publicatie op.

Het evenement staat nu gepubliceerd op de gekozen publicatiekanalen. Eventuele deelnemers zullen automatisch worden toegevoegd aan de sectie 'Inschrijvingen'. De recruiter gekoppeld aan het evenement krijgt hier ook een notificatie van.

Sub evenementen

Wanneer een evenement is aangemaakt, mogen er ook subevenementen gekoppeld worden. Subevenementen kunnen gebruikt worden de verschillende evenementen overzichtelijk te houden.

Subevenementen werken op dezelfde wijze als normale evenementen. Er wordt geen informatie gedeeld of toegevoegd aan het hoofd evenement.

Mogelijke toepassingen van subevenementen

  • Koppelen van verschillende lesdagen voor een bepaalde cursus of opleiding.
  • Een locatie evenement met daarin alle evenementen die plaats vinden op deze locatie. Bijvoorbeeld: Hogeschool Rotterdam als hoofd evenement met daaronder alle daadwerkelijke evenementen.
  • Koppelen van opvolgdagen of herhalingen van een bepaald evenement of training.

Uitleg van de velden

Evenementen brengen een aantal nieuwe velden met zich mee. Hieronder staat een uitleg per veld.

Evenementdossier

Basisegevens
Evenement De naam van het Evenement. Hiermee kan het evenement gevonden worden.
Evenementtype Typering van het evenement. Beheerbaar door de beheerder.
Begindatum Geeft de begindatum van het evenement aan. Alleen een datum is mogelijk, geen tijd
Einddatum Geeft de einddatum van het evenement aan. Alleen een datum is mogelijk, geen tijd.
Functiegroep Geeft aan in welke functiegroep het evenement valt. Handig voor zoekfilters op sites of rapportages
Segment Geeft aan in welk segment het evenement valt. Ook handig voor zoekfilters op sites of rapportages
Recruiter Geeft aan welke recruiter verantwoordelijk is voor het evenement
Intensiteit recruiter Geeft aan hoeveel tijd een recruiter spendeert aan het evenement. Intensiteit is beheerbaar in beheer. Kan ook worden gebruikt om de intensiteit van het evenement aan te geven voor deelnemers.
Aantal deelnemers Geeft aan hoeveel deelnemers er maximaal mee kunnen doen. Zorgt NIET voor een automatische sluiting van het inschrijfformulier
URL Opslagplek voor handige URL's zoals het inschrijfformulier of evenementenwebsite.
Locatie
Opleidingsinstelling Geeft aan op welke opleidingsinstelling het evenement wordt gegeven.
Organisatieonderdeel Geeft aan welk organisatieonderdeel betrokken is bij het evenement
Contactpersoon Geeft aan welke contactpersoon betrokken is bij het evenement
Locatie Een vrij invulbaar veld voor de volledige naam van de locatie.
Feiten / Cijfers
Werkelijk aantal deelnemers Registratieplek voor het werkelijke aantal deelnemers. Moet handmatig ingevuld worden.
Kosten De totale kosten van het evenement kunnen hier opgevoerd worden.
Valuta De valuta van de gemaakte kosten. Wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden.
Evaluatiescore Een scoremogelijkheid van 01 tot 10.
Evaluatiememo Een memoveld voor uitleg over de evaluatiescore.
Inschrijving
Inschrijving mogelijk via eigen site. Geeft aan of de mogelijkheid tot inschrijven aanwezig is op de eigen site. Hier is maatwerk voor nodig om het sollicitatieformulier correct te laten reageren.
Status na inschrijven op eigen site Selecteer de status van een inschrijving. Afhankelijk van de workflowinstellingen worden hier 'Lopend', 'Deelgenomen' of 'Geselecteerd' getoond
CV opnemen als veld in inschrijfformulier Geeft aan of het C.V. uitgevraagd moet worden op het inschrijfformulier. Hier is maatwerk voor nodig om het sollicitatieformulier correct te laten reageren.
Memo
Memo Een groot memo veld voor allerlei informatie over het evenement.